按照《【集团】有限公司本科教学合格评估迎评工作计划》（哈远理远〔2020〕14 号）文件要求，依据合格评估“四个促进，三个基本，两个突出，一个引导”的核心内涵， 对照《普通高等学校本科教学工作合格评估指标和基本要求》（试行），校评建工作领导小组和评建办公室遵循“两对应一验证”原则，坚持实事求是，对学校层面的佐证材料进行了第一阶段全面审查，确保按既定时间表高质量完成评估材料准备工作。
4月7日下午，学校迎评材料专项会议在行政楼第一会议室召开。校长张金学、副校长刘忠孝、校总督学王立海出席会议。各相关单位负责人及评建办公室全体成员参加会议。
会上，评建办公室常务副主任霍琳汇报了迎评佐证材料的收集整理情况，对目前材料的质量进行了简要点评。
校长张金学强调，各单位负责人是本单位迎评材料质量的责任人，要高度重视，全力以赴，严把材料质量关。各责任单位一是要进一步增强责任感和使命感，以精益求精的态度和饱满的热情投入到材料的建设工作中，要不遗余力，不负众望，做到各种材料准备到位，确保万无一失。二要明确职责，扎实推进，根据职责分工，各司其职、各负其责，对照本科教学工作合格评估指标，认真提炼和分析，力求材料能够达到讲清问题、体现特色、彰显成绩。三要勇于担当， 团结协作，按照学校的统一安排，克服困难，通力配合，积极主动投入到迎评工作中来，加强沟通，协调推进，保质保量完成佐证材料收集整理工作。四要把握时间节点，要求4月20日之前完成各项材料的定稿任务。
4月11日，为进一步压实责任，推动迎评材料工作落实落靠，迎评佐证材料分析汇报会在评建办公室召开。校长张金学、副校长刘忠孝、副校长曾涛出席会议。评建办公室全体成员参加会议。
会上，评建办迎评材料七项一级指标对应负责人，详细汇报了各项佐证材料的具体情况，指出部分材料存在的问题，并对材料的更新、修改、补充、完善一一作了说明。针对一些共性问题，与会人员集中进行了研讨，商定统一标准， 提出统一要求，推进了材料整体质量的提升。
校长张金学指出，各项材料要紧扣指标及观测点的内涵，确实体现学校改革与发展的主题，按照评建要求组织材料；做到每一级指标体系，每一个观测点都有充分的支撑材料，材料要重点突出，有说服力，在说明问题和反映工作全貌的前提下，力求简洁明了；要实事求是，不弄虚作假，做到真实可信，有据可查；要精练，突出特点、优势和成绩。他强调，材料体系要做到“三个一致”：一是全校的评建材料目录一致、格式一致；二是各单位的佐证材料要与自评报告和观测点的基本要求一一对应，特别是数据的协调一致，避免材料、数据之间的矛盾与错位；三是各教学单位自 身的材料要自成系统，系统内各方面的材料要保持一致。各单位负责人统稿、把关，保证各类材料和数据的一致性。
他表示，七项一级指标对应负责人在学校迎评促建工作中责任重大，使命光荣，希望评建办公室全体成员勠力同心， 担当作为，以良好的工作状态，为学校本科教学工作合格评估贡献力量。
4月14～17日，校评建领导小组专家、各项一级指标负责人及相关部门负责同志集中利用4天时间，分别对一级指标的支撑材料，逐条进行分析研讨，明确解决方案，落实任务要求。经分析，各一级指标存在主要问题共计28项，存在共性问题6 项，究其原因，主要在于对教育部教学工作合格评估政策文件精神掌握不全面，对指标体系中各观测点和基本要求理解不透彻，对学校整体状况把握不够清晰，对自评报告、学校工作实际和佐证材料之间关系的认识与处理还不到位等等。下一步，学校将组织三轮复审，每一轮均请校内专家临阵指导，逐项审核材料，以此完善提高佐证材料质量，达到合格评估指标体系的基本要求。
